Údaje hostí
Ubytko365.sk pomáha ubytovateľovi získať údaje od hosťa pred príchodom, uložiť ich ku konkrétnemu pobytu a použiť ich ako podklad pre evidenciu, miestnu daň, hlásenie pobytu cudzincov, upratovanie, údržbu a prípadný prístup do apartmánu.
Hosť vypĺňa údaje cez verejný odkaz priradený ku konkrétnej nehnuteľnosti a pobytu. Formulár slúži na administráciu ubytovania, nie na vytvorenie rezervácie alebo predaj ubytovania. Ubytovateľ vidí stav rozpracovania, počet doplnených osôb a prípadné chýbajúce povinné údaje.
Pri pobyte sa spracúvajú najmä dátum príchodu, dátum odchodu, počet hostí, účel pobytu, kontaktný e-mail, voliteľný telefón, interná referencia rezervácie a prípadná hodnota pobytu potrebná pre prevádzkové alebo daňové prehľady.
Pri jednotlivých hosťoch sa môžu spracúvať meno, priezvisko, typ osoby, dátum narodenia, miesto narodenia pri vybraných zahraničných hosťoch, štátna príslušnosť, krajina bydliska, adresa a kategória pre miestnu daň. Rozsah údajov sa líši podľa krajiny nehnuteľnosti, typu hosťa a účelu spracúvania.
Pri slovenských pobytoch môže systém vyžadovať typ a číslo dokladu dospelej osoby. Pri hosťoch z krajín s vízovou povinnosťou sa môžu dopĺňať aj číslo víza alebo povolenia, miesto vydania a typ víza. Či ubytovateľ pri check-ine vyžaduje aj fotku dokladu, závisí od jeho nastavení: môže byť voliteľná alebo povinná. Ak hosť doklad odfotí, údaje sa prečítajú v jeho zariadení a predvyplnia formulár, ktorý hosť pred odoslaním skontroluje. Uloženie fotiek je popísané v časti Ochrana citlivých údajov.
Údaje hostí slúžia najmä ako podklad pre knihu ubytovaných, miestnu daň za ubytovanie a hlásenie pobytu cudzincov. Ubytko365.sk pripravuje pracovné podklady a exporty, ale konečnú zodpovednosť za správnosť údajov, rozsah povinností, lehoty a odoslanie voči obci alebo orgánom verejnej moci má ubytovateľ.
Cieľom je, aby hosť nemusel rovnaké údaje posielať viackrát a ubytovateľ ich nemusel ručne prepisovať do samostatných tabuliek. Rovnaký záznam pobytu môže pripraviť evidenciu hostí, daňový prehľad, policajné hlásenie, stav check-inu, upratovanie, prevádzkové úlohy a komunikáciu k pobytu.
Údaje sú viazané na organizáciu ubytovateľa a konkrétnu nehnuteľnosť. Prístup v aplikácii sa riadi používateľským účtom a rolami, aby vlastník, manažér, upratovanie alebo údržba videli iba údaje potrebné pre svoju prácu. Verejný check-in odkaz neotvára administráciu ubytovateľa.
Čísla dokladov a víz sa ukladajú šifrovane a v bežných prehľadoch sa zobrazujú iba ako maskovaný náhľad. Aplikácia používa oddelenie organizácií, ochranu formulárov, audit vybraných zmien a obmedzenie prístupov podľa rolí. Citlivé údaje sa nemajú kopírovať mimo systém bez právneho dôvodu. Ak hosť pri check-ine naskenuje pas alebo občiansky preukaz, doklad sa číta v jeho zariadení a každá odfotená fotka sa hneď uloží šifrovane iba pre správcu platformy (ubytovateľ ju nikdy nevidí), aj keď hosť check-in nedokončí, pre výnimočné prípady, ako je krádež alebo požiadavka polície, a 14 dní po skončení pobytu sa vymaže.
Ak je pri apartmáne pripojený smart zámok a ubytovateľ túto funkciu zapne, po dokončení check-inu môže systém pripraviť časovo obmedzený prístupový PIN. Takýto prístup sa viaže na konkrétny pobyt, termín a kontaktný údaj hosťa.
Hosť aj ubytovateľ majú mať možnosť údaje skontrolovať a opraviť pred ich použitím. Po skončení pobytu sa údaje uchovávajú len v rozsahu potrebnom pre zákonné povinnosti, účtovníctvo, reklamácie, bezpečnosť, kontrolu a ochranu právnych nárokov. Citlivé dokladové údaje majú byť po uplynutí potreby odstránené podľa nastavení služby alebo interného postupu ubytovateľa.
Tieto informácie sú všeobecné a nenahrádzajú právne posúdenie konkrétnej prevádzky, ubytovateľa alebo zmluvného nastavenia.
